5. DOCUMENTAÇÃO
A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto
não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros,
documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou
operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial
(Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 4º).
As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de
processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades
econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza
contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria da
Receita Federal do Brasil, os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo
prazo prescricional previsto na legislação.
O contribuinte usuário de sistema de processamento de dados
deve manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente
para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético,
sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada (Lei nº 9.430, de
1996, art. 38).
Atenção:
A
pessoa jurídica, ao transmitir a DIPJ pela Internet, deve aguardar a gravação
do recibo de entrega. O recibo pode ser impresso em papel.